Cómo hacer una lista desplegable en Google Sheets

El uso de listas desplegables en Google Sheets es una excelente manera de hacer que su hoja de cálculo sea interactiva. Esta función contribuye a una experiencia perfecta al categorizar o agregar datos. En lugar de escribir lo mismo una y otra vez, agregar una lista desplegable es una mejor manera de codificar la información.

Ahora hay dos formas de crear una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google.

2 formas de crear una lista desplegable en las hojas de Google

  • Cree una lista desplegable con un rango de celdas
  • Cree una lista desplegable especificándola manualmente

Cubriremos ambos métodos en la guía a continuación y le brindaremos consejos adicionales sobre cómo copiar y pegar listas desplegables. Al mismo tiempo, también explicamos la importancia de tener una lista desplegable en su tabla. Si desea saber cómo editar listas desplegables, lo cubriremos también al final del artículo.

Dicho esto, no se sienta intimidado al entrar en este artículo. Esta guía está escrita para principiantes, por lo que debería ser relativamente fácil para usted seguir los pasos. Para llevarlo aún más lejos, proporcionamos enlaces de copia a continuación para que pueda hacer una copia de las hojas de cálculo utilizadas en este método.

¡Vamos a sumergirnos!


¿Por qué debería crear una lista desplegable en Google Sheets?

Hay muchas razones por las que crear una lista desplegable puede ser una excelente adición a su hoja de cálculo. Por un lado, la lista desplegable simplifica todo. Dado que solo puede elegir un número limitado de opciones de la lista desplegable, puede asegurarse de que cada entrada en su columna o fila sea correcta.

También tendrá la satisfacción de codificar su hoja de cálculo más fácilmente. Al mismo tiempo, puede evitar errores que de otro modo resultarían de entradas escritas incorrectamente. En general, hay muchos beneficios que vienen con el uso de una lista desplegable.

Una buena regla general sobre cuándo crear una lista desplegable es cuando:

  • Necesita una celda de estado con una lista desplegable en la que esta columna contenga solo un número de entradas posibles únicas (por ejemplo, completa, incompleta o pendiente).
  • Necesita una lista desplegable con todos sus empleados en la que puede simplemente hacer clic y asignar sin escribir sus nombres.

Estos dos casos son los ejemplos más básicos de cuándo una lista desplegable sería más que ideal. Por supuesto, definitivamente hay muchos otros casos en los que una lista desplegable es útil, pero eso se deja a su discreción.

Sin embargo, así es como puede crear una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google.


Método 1: cree una lista desplegable con una serie de celdas

En este método, creamos una lista desplegable con un rango de celdas preexistente. Esto funciona creando un rango de celdas con las opciones que queremos mostrar en nuestra lista desplegable.

He aquí cómo puede hacer eso.

Paso 1: abre tu archivo de hoja de cálculo de Google.

Comencemos abriendo un archivo de hoja de cálculo en Google Sheets. Puede crear una desde cero o utilizar una tabla existente que desee editar. Alternativamente, puede hacer una copia completa del documento utilizado en este método para que pueda seguirnos en cada paso del camino.

Paso 2: Haga clic en la (s) celda (s) que desea agregar a una lista desplegable.

A continuación, resalte o seleccione la celda donde desea que se agregue su lista desplegable. Para los propósitos de este tutorial y para aquellos que siguen la tabla anterior, haga clic en A4. Puedes bajar esto tanto como quieras. No se deje presionar para que no cree suficientes listas desplegables, ya que puede copiarlas y pegarlas más tarde.

Paso 3: cree la lista desplegable con las celdas existentes.

Con estas celdas seleccionadas, haga clic en datos y elige Validación de datos. Si es relativamente nuevo en Google Sheets, esto puede resultar intimidante, ya que hay muchas opciones para completar. Aún así, ¡no tienes que preocuparte! El proceso aquí es bastante simple, solo sigue estos pasos. Junto a Criterios: Asegúrese de que la opción desplegable esté seleccionada Lista de una serie.

Entonces puedes acceder al Icono de cuatro cuadrados a la derecha del Criterios: Caja. Esto debería permitirle elegir un rango de datos. Ahora puede escribirlo o simplemente arrastrarlo fuera de la tabla. Si desea ingresarlo, ingrese ‘F4: F7‘para este tutorial. Alternativamente, puede simplemente arrastrar las celdas a la tabla.

Cuando termine, debe volver a la Validación de datos Ventana. Simplemente haga click Guardar en la computadora para completar y configurar su lista desplegable. Las celdas previamente seleccionadas ahora deberían verse así:

Paso 4: seleccione una opción de la lista desplegable.

Finalmente, haga clic en la flecha hacia abajo para expandir la lista desplegable.

Alternativamente, puede hacer clic en la celda y simplemente escribir la opción que desee. Aparecerá un cuadro de búsqueda que busca el texto que acaba de ingresar de las opciones disponibles en la lista desplegable.

¡Felicidades! ¡Ha creado con éxito una lista desplegable en Google Sheets! A continuación, analizaremos una forma más de crear una lista desplegable antes de enseñarle cómo editar, copiar y pegar celdas desplegables.


Método 2: cree una lista desplegable especificándola manualmente

No necesita hacer una lista de opciones desplegables en su tabla como la columna Leyenda de estado en el método anterior. Entendemos que enumerar una leyenda puede parecer complicado, por lo que aquí hay una forma alternativa de configurar una lista desplegable.

Afortunadamente, en Google Sheets, puede especificar manualmente los elementos en su lista desplegable directamente desde la ventana de validación de datos. He aquí cómo puede hacer precisamente eso.

Paso 1: abre tu archivo de hoja de cálculo de Google.

Primero, abra un archivo de hoja de cálculo de Google Sheet para comenzar. Puede crear uno nuevo desde cero o utilizar uno existente de su propiedad. También proporcionamos una copia de la tabla utilizada en este ejemplo para que pueda seguir el proceso paso a paso con un documento idéntico.

Paso 2: Seleccione las celdas en las que desea que esté la lista desplegable.

En el siguiente paso, marcamos las celdas que están destinadas a la lista desplegable. Cuando haya hecho una copia exacta del documento proporcionado anteriormente, seleccione las celdas A4: A7. Sin embargo, si está utilizando su propio documento personal, este paso debe realizarse a su propia discreción.

Paso 3: Ingrese los elementos de la lista desplegable manualmente.

Similar al método anterior, haga clic en ese datos Pestaña en la parte superior de la pantalla mientras tus celdas están resaltadas. Haga clic allí Validación de datos.

Ahora haga clic en el menú desplegable junto a Criterios: y elige Lista de artículos. Esta es la opción que nos permite especificar manualmente las opciones que queramos en la lista desplegable sin copiarlas de la tabla. Continúe y complete los elementos que desee. Sin embargo, para aquellos que siguen el documento de muestra, proporcione ‘Pedido, pendiente, envío, recibido‘. La coma es el separador aquí.

Haga clic en Guardar en la computadora para completar la lista desplegable e insertarla en su tabla.

Paso 4: Haga clic en la lista desplegable y seleccione una entrada.

¡Eso debería ser! clickea en el símbolo de flecha invertida y seleccione la opción que desea ingresar!

¡Voila! ella creó con éxito una lista desplegable sin utilizar ningún rango de celdas en la tabla.


Copiar y pegar listas desplegables

Antes de terminar, primero descubramos cómo copiar y pegar listas desplegables. Si bien esto no parece ser un problema, existe un problema al copiar listas desplegables que podría molestarlo más adelante. Verá, si copia y pega una lista desplegable con un campo ya seleccionado, terminará también copiando y pegando la lista desplegable con ese campo seleccionado. Esto es lo que queremos decir:

Copiamos la lista desplegable que ya estaba seleccionada con «A pedido» y finalmente también copiamos la entrada «A pedido». Si bien esto no parece ser un problema, el problema aquí radica en el hecho de que ya no puede simplemente volver a convertir estas listas en una copia en blanco.

Para solucionar este problema, debe copiar y pegar el formato de la celda. Simplemente haga esto copiando la celda de la forma habitual. Puede hacer esto haciendo clic y presionando sobre él control + C.. Después de eso, seleccione dónde desea copiar la lista desplegable y haga clic derecho en esas celdas. Ir a Insertar especial y elige Insertar validación de datos solamente.

De esa manera, puede copiar y pegar las listas desplegables como celdas completamente en blanco. Si eso es demasiado para usted, puede marcar las celdas copiadas en cualquier momento con la entrada «Por pedir» y hacer clic en el Extinguir Tecla de tu teclado.


Eliminar o editar una lista desplegable

Ahora, ¿qué sucede si desea editar una lista desplegable o eliminarla por completo? Si lo has intentado Extinguir Notará que esto elimina la entrada, pero no la lista desplegable. Si bien esta es una forma conveniente de eliminar elementos desplegables, existe un paso especial para eliminar y editar una lista desplegable.

Puede hacer esto resaltando las celdas desplegables y haciendo clic derecho en su selección. Desde allí, desplácese hacia abajo y haga clic en Validación de datos.

Eso debería abrir la ventana de validación de datos. Allí puede editar fácilmente sus elementos o eliminar la lista desplegable por completo haciendo clic en Eliminar validación.


Conclusión

Ahora que ha llegado al final de este artículo, esperamos haberle ayudado a crear una lista desplegable en Google Sheets. Aquí hay un resumen rápido de los principales temas que discutimos.

Crear listas desplegables en Google Sheets es una forma fantástica de agregar interactividad a su hoja de cálculo. Esto también reduce la complejidad de la hoja de cálculo al enviar y administrar los datos almacenados. Hay dos formas de crear una lista desplegable. Primero, puede usar fechas predefinidas dentro de un rango de celdas como elementos de lista desplegable. En segundo lugar, también puede proporcionar manualmente sus propios valores de datos para la lista desplegable. Ambos son igualmente útiles por sí solos, y aprender estos dos métodos puede ser útil la próxima vez que administre una hoja de cálculo.

¡Esperamos que este artículo le haya resultado útil!

¡Si te ha gustado no dudes en compartirlo!

Deja un comentario

Esta web utiliza cookies propias y de terceros para su correcto funcionamiento y para fines analíticos y para mostrarte publicidad relacionada con sus preferencias en base a un perfil elaborado a partir de tus hábitos de navegación. Al hacer clic en el botón Aceptar, acepta el uso de estas tecnologías y el procesamiento de tus datos para estos propósitos. Más información
Privacidad